POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL
PROPTECH SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA NIT 901286693 - 1
Nuestra Política de Tratamiento de Información Personal describe cómo PROPTECH SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA NIT 901286693 – 1 (en adelante, “COOLHOUSE”), sociedad controlante de la plataforma web www.coolhouse.com.co, entre otras, manejará y gestionará la información personal de los Titulares, de conformidad con la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia. Los lineamientos que encontrará a continuación, aplicarán para las bases de datos o archivos de COOLHOUSE que contengan datos personales, así como a las prácticas de sus agentes, trabajadores y contratistas, cuya finalidad será de salvaguardar su información y dar un tratamiento adecuado, en los términos exigidos por la ley.
PARA TENER EN CUENTA
¿Qué es un dato personal?
Es cualquier dato o información que permita vincular o asociar a una o varias personas. Algunos ejemplos de datos personales son, entre otros: el nombre, el número de documento de identificación, las huellas digitales (datos biométricos), la información financiera de una persona y la dirección de domicilio.
¿Quiénes son Titulares de datos personales?
Todas las personas naturales son Titulares de datos personales, es decir, son los que pueden autorizar a COOLHOUSE el tratamiento de los mismos. En ese sentido, si Usted es una persona natural y usuario de nuestros servicios, le informamos que, para todos los efectos de la presente política, es Titular de datos personales. Sin embargo, en caso de tratarse de un menor de edad, son los representantes legales o tutores los que tienen la facultad de otorgar autorización o no para el tratamiento que se haga a sus datos personales.
¿Qué tipo de datos personales existen?
De acuerdo con la clasificación tomada por la ley colombiana, la clasificación de los datos personales en nuestro territorio responde al criterio de la naturaleza de los mismos. En ese sentido a continuación, se exponen los cuatro (4) tipos de datos legalmente vigentes:
Datos públicos
Son aquellos que, por disposición expresa en la ley, no requieren del otorgamiento de la autorización por parte del Titular de la información para ser tratados. Tal es el caso de los datos relativos a la
profesión u oficio que desempeña una persona, como el número de celular o correo corporativos; o los que se encuentran en documentos públicos como el registro civil de las personas.
Datos semiprivados: Datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Un ejemplo claro de este tipo de datos puede ser la información relativa a las relaciones con las entidades de la seguridad social o al comportamiento financiero de las personas, así como también su dirección de residencia.
Datos privados: Datos que, por su naturaleza íntima y por pertenecer al ámbito particular y propio de las personas, sólo son relevantes para el Titular o para un grupo especializado de personas. Este es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clínicas o de la información extraída a partir de la inspección realizada por una entidad facultada a un domicilio.
Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Ejemplos claros de este tipo de datos personales son, entre otros, los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos; los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Frente a este tipo de información personal, es importante mencionar que los Titulares se encuentran facultados por la ley para no responder a ninguna pregunta en la que se encuentren involucrados y, sobre todo, a no autorizar su tratamiento.
¿Cuáles son los derechos de los Titulares de datos personales?
Frente al tratamiento de datos personales que realiza COOLHOUSE como Responsable del mismo, los Titulares tienen los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COOLHOUSE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado, previa solicitud dirigida a COOLHOUSE, del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Acceder gratuitamente a los datos personales que sean tratados por COOLHOUSE. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento se trasgreda la ley y, siempre y cuando, la Superintendencia de Industria y Comercio haya verificado dicha trasgresión.
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen general de protección de datos personales.
¿Qué significa que COOLHOUSE sea el Responsable del Tratamiento de datos personales?
Que COOLHOUSE sea el Responsable del Tratamiento de los datos personales que los Titulares, como Usted, autorizaron para que use de cierta manera, significa que es quien determina las finalidades y las formas como se tratarán los datos, previa comunicación a los Titulares. De esta manera, como Responsable del Tratamiento, debe cumplir con los deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012, y demás normas complementarias, dentro de los que se encuentran:
1. Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales. 2. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, conforme a la ley, a menos que los mismos no la requieran.
3. Conservar la información de los Titulares bajo las condiciones de seguridad y privacidad requeridas.
4. Dar trámite a las Consultas, Peticiones y Reclamos que se presenten.
5. Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente. ¿Cómo debe ser la autorización del Titular para el tratamiento de sus datos personales?
1. La autorización debe ser previa, expresa e informada, conteniendo las finalidades para las cuales se capturaron los datos personales.
2. La autorización debe garantizar su consulta de manera posterior; para esto, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que lo permita, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido la conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos; como por ejemplo el que nos otorgan nuestros visitantes cuando ingresan a las instalaciones de COOLHOUSE.
¿Qué contiene la autorización de tratamiento de datos personales solicitada por COOLHOUSE?
Mediante la autorización requerida y solicitada por COOLHOUSE, se informa al Titular de datos personales la siguiente información:
1. Quién recopila (COOLHOUSE, como Responsable del Tratamiento).
2. Qué recopila (datos que se recaban).
3. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).
4. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización, supresión de los datos personales suministrados y/o revocatoria de la autorización.
5. Si se recopilan datos personales sensibles y la facultad de no autorizar su tratamiento.
¿Durante cuánto tiempo estará vigente la autorización de tratamiento de datos personales otorgada por los Titulares?
Usted, como Titular de los datos personales, acepta y reconoce que la autorización otorgada estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que COOLHOUSE ejerza sus actividades mercantiles; siempre y cuando Usted no haya ejercido su derecho a solicitar la supresión de sus datos de las bases de datos o archivos de COOLHOUSE o la revocatoria de la autorización del tratamiento, las cuales en todo caso, sólo serán procedentes si no existe un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de COOLHOUSE.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
¿Cómo captura COOLHOUSE la información personal de los Titulares?
COOLHOUSE ofrece a sus usuarios la posibilidad de adquirir sus servicios a través de diferentes canales de venta, a saber:
1. Redes sociales en virtud de campañas de promoción de servicios
2. Plataforma web coolhouse.com.co
3. Portales inmobiliarios
4. Estrategias de venta, formularios físicos o digitales donde se realiza la recolección de la información de interesado en arrendar o comprar una propiedad
5. Llamadas telefónicas
6. Correos electrónicos de los funcionarios o representantes de COOLHOUSE
Estos canales de venta y ofrecimiento de servicios representan las formas como COOLHOUSE recibe la información personal acerca de sus usuarios. Adicionalmente, la información personal es recibida directamente al realizar el ingreso a las instalaciones de COOLHOUSE.
¿Qué información personal es tratada por COOLHOUSE?
Los tipos de datos almacenados y administrados varían dependiendo de la relación que exista entre el Titular y COOLHOUSE y los servicios y beneficios ofrecidos, como se indica a continuación:
1. Si Usted es cliente y/o proveedor de COOLHOUSE, necesitamos capturar datos personales, como:
1.1 Nombre
1.2 Fotografía
1.3 Tipo y número de documento de identificación
1.4 Firma
1.5 Huella dactilar
1.6 Dirección corporativa y/o dirección personal
1.7 Número telefónico personal o corporativo
1.8 Dirección de correo electrónico personal o corporativo
1.9 Número de cuenta bancaria
1.10 Información tributaria
1.11 Información relacionada con la historia laboral
1.12 Información relativa a la actividad económica que desarrolla
1.13 Nivel educativo o historial académico
2. Si Usted es funcionario o contratista en COOLHOUSE, requerimos que nos suministre datos personales, como:
2.1 Nombre
2.2 Tipo y número de documento de identificación
2.3 Firma
2.4 Huella dactilar
2.5 Fotografía
2.6 Número de teléfono y/o celular personal
2.7 Dirección de domicilio personal
2.8 Información relativa a la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y pago de aportes
2.9 Número de cuenta bancaria
2.10 Información relativa a salud
2.11 Estratificación social
2.12 Información relacionada con la historia laboral
2.13 Nivel educativo o historial académico
En el momento en que Usted nos otorga su consentimiento, ya sea de forma verbal, escrita o mediante actos inequívocos, nos concede la facultad de efectuar un tratamiento a sus datos personales, en los términos que Usted autorice. Así, garantizamos que su información no tendrá usos distintos a los previamente acordados.
¿Cómo usa COOLHOUSE su información personal?
COOLHOUSE solicita, consulta, almacena, custodia, comparte, informa, reporta, verifica, procesa, modifica, actualiza, aclara, retira, divulga, transmite y transfiere (si es del caso) información personal a todas aquellas entidades, públicas y/o privadas, que de acuerdo con la normatividad que las regula, pueden y/o deben acceder a la misma, así como a todos aquellos terceros (proveedores y contratistas) con los que se haya suscrito un acuerdo de transmisión o transferencia de datos personales, en este último caso, con autorización previa del Titular. Todo lo anterior, con el fin de llenar sus expectativas al momento de prestarle nuestros servicios, tal y como se detalla enseguida.
¿Para qué usa COOLHOUSE su información personal?
COOLHOUSE puede utilizar su información personal para una variedad de propósitos en relación con los servicios y beneficios ofrecidos, dentro de los que se encuentran los siguientes:
1. Cumplir con los procesos internos de COOLHOUSE en materia de administración de trabajadores, proveedores y contratistas.
2. Cumplir con los fines propios de los contratos de servicios celebrados con los clientes y/o proveedores, prestando los servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes.
3. Establecer, mantener, modificar y terminar las relaciones contractuales que sean necesarias con trabajadores, clientes y proveedores; así como también gestionar y mantener la trazabilidad de todos los contratos que hayan sido suscritos y se encuentren vigentes.
4. Cumplir la normatividad tributaria y todas aquellas obligaciones relacionadas con registros comerciales y contables.
5. Gestionar, controlar y mantener la trazabilidad de las operaciones que se realicen con ocasión al cumplimiento del objeto social de COOLHOUSE.
6. Establecer un canal de comunicación con Usted a fin de informarle las novedades que con respecto a los servicios y beneficios ofrecidos puedan crearse, así como proporcionar una gama de productos y servicios que tenemos para Usted a través de las campañas comerciales y de publicidad y mercadeo que se desarrollen.
7. Promocionar inmuebles con el fin de que estos sean arrendados o comprados, enviando contenido relacionado con dichos inmuebles
8. Incluirlos en una o más bases de datos, pusdiendo estos ser transmitidos y/o transferidos entre COOLHHOUSE, sus subordinadas vinculadas, su matriz o controlante, las subordinadas de su matriz o controlante, para que directamente o a través de terceros, traten los Datos Personales de acuerdo con los fines establecidos en la presente política. De igual forma, las
bases de datos de COOLHOUSE podrán incluir e integrar datos transmitidos y/o transferidos a ésta por las Entidades Autorizadas y/o por terceros.
9. Lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, invitándolo y/o compartiendo información a través de cualquier medio de contacto, relacionada con nuestros productos, servicios, foros, promociones, alianzas, estudios, concursos, eventos, contenidos, campañas publicitarias y de mercadeo, beneficios, condiciones o políticas aplicables, canales de atención, redes sociales, así como los de Las Entidades Autorizadas.
10. Transmitir información personal a terceros o aliados comerciales con los que se haya suscrito un acuerdo de transmisión de dicha información, con el fin de complementar y mejorar el ofrecimiento de productos y la prestación de servicios de calidad, desde las áreas comercial, administrativa y/o de mercadeo.
11. Elaborar estudios de mercadotecnia, segmentación de mercado y estadísticas para propósitos internos.
12. Identificar, recolectar y asociar a los datos, información sobre sus hábitos de compra o intereses y compartirlos con Las Entidades Autorizadas y/o terceros, tales como: uso de datos relacionado con la gestión y corretaje de inmuebles.
13. Gestionar, controlar, archivar y custodiar toda la información, bases de datos y archivos, que reposa en COOLHOUSE.
COOLHOUSE no vende información personal sin su consentimiento, sin embargo, COOLHOUSE podría poner en circulación su información personal para uso por parte de terceros, contratistas y proveedores de servicios, que nos ayuden a operar nuestro negocio o a proporcionarle un mejor servicio.
CANALES DE COMUNICACIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS
¿Cómo va a atender COOLHOUSE las Consultas, Peticiones y Reclamos (CPR) realizadas por los Titulares de los datos personales?
Los medios y canales dispuestos por COOLHOUSE para la atención de Consultas, Peticiones y Reclamos son los siguientes:
1. Consultas
Todos los Titulares de datos personales, como Usted, podrán consultar la información personal que reposa en nuestras bases de datos a través de los siguientes mecanismos:
• Por medio de una solicitud escrita mediante los canales de comunicación que se indican a continuación:
1. Dirección física: Calle 85 # 11 – 53 Interior 10 oficina 301en Bogotá D.C. 2. Correo electrónico: info@coolhouse.com.co
Cualquiera de los mecanismos que elija para consultar los datos personales que capturamos de Usted, deberá ir acompañada de su solicitud, sus datos de contacto y una copia de su documento de identificación.
Nuestra política considera que todas las consultas de información, se contestarán por escrito en un plazo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los 5 (cinco) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, según lo dispuesto en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012.
2. Peticiones y Reclamos (actualizar, rectificar o suprimir datos y/o revocar autorizaciones)
Como Titular de datos personales, Usted también tiene el derecho de solicitarnos que corrijamos la información que es incorrecta, incompleta, desactualizada o aquella que desee que suprimamos o de la que se revoque la autorización de tratamiento, a través de los mecanismos y canales de comunicación indicados en el numeral anterior, haciéndonos saber el motivo de su reclamo o los hechos que dan lugar al mismo, acompañado de una copia de su documento de identificación, sus datos de contacto y cualquier otro documento que quiera hacer valer.
Evaluaremos su petición y de ser el caso lo requeriremos dentro de los 5 (cinco) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas y nos allegue la información faltante en un término máximo de dos (2) meses, so pena de considerar desistido su reclamo.
Encontrándose la petición completa, le daremos trámite a su solicitud y le enviaremos una comunicación, vía correo electrónico o físico, haciendo referencia a la recepción y aceptación de su solicitud. La contestación será generada dentro de los 15 (quince) días hábiles siguientes a la recepción de la queja o el reclamo; en caso de demora, le informaremos las causas que dan lugar a la misma y le indicaremos la fecha en la que se resolverá su petición sin que dicho término pueda superar los 8 (ocho) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
Recuerde que, en caso de no encontrarse conforme con la solución o respuesta brindada por parte de COOLHOUSE, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para hacer valer sus derechos.
¿Qué pasa si COOLHOUSE modifica la presente Política de Tratamiento de Información Personal y/o el Aviso de Privacidad?
Cualquier cambio en los Términos y Condiciones de la presente Política de Tratamiento de Información Personal y/o en el Aviso de Privacidad, se notificará por escrito, ya sea mediante la página web www.coolhouse.com.co o mediante un correo electrónico al email que el usuario entregó al momento de otorgar la autorización de tratamiento.
En caso de que COOLHOUSE envíe la notificación de las mencionadas modificaciones a un correo electrónico que fue dado de baja, no será responsabilidad de COOLHOUSE que el Titular no conozca las modificaciones realizadas a la Política de Tratamiento de Información Personal y/o al Aviso de Privacidad.
Si Usted siente que COOLHOUSE no está cumpliendo con esta Política de Tratamiento de Información Personal, o si tiene otras preocupaciones relativas a la privacidad, por favor contacte a nuestro personal de servicio al cliente a través del correo electrónico info@coolhouse.com.co
Última actualización: jueves 7 de noviembre de 2019
GLOSARIO
Autorización.
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos.
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Consulta.
Mecanismo por medio del cual los titulares o sus causahabientes pueden consultar información personal que repose en cualquier base de datos, sea del sector público o privado.
Dato personal.
Cualquier información que permita identificar a una persona natural.
Datos abiertos.
Datos primarios o sin procesar que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Datos biométricos.
Parámetros físicos únicos en cada persona que comprueban de forma inequívoca su identidad y que se identifican cuando una persona o una parte de ella interacciona con un sistema especializado (huella digital o voz).
Datos privados.
Datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular.
Datos públicos.
Datos contenidos en documentos públicos que no estén sometidos a reserva; y los relativos al estado civil de las personas.
Datos semiprivados.
Datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general.
Datos sensibles.
Datos que afectan la intimidad, la esfera privada del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del tratamiento.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Habeas data.
Derecho a acceder, actualizar, modificar o suprimir la información personal que se encuentre almacenada en bases de datos o archivos, que implica la posibilidad de ser informado acerca de los datos registrados sobre sí mismo.
Información Personal.
Sinónimo de datos personales.
Mensajes de datos.
Información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos ópticos o similares. Entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, correo electrónico, telegrama, télex o telefax.
Petición.
Procedimiento a través del cual el Titular o sus causahabientes pueden solicitar que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión de sus datos personales, revocatoria de la autorización debidamente otorgada o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
Queja.
Mecanismo por medio del cual los Titulares podrán ejercer sus derechos directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio, habiendo agotado el trámite de Consulta, Petición o Reclamo (CPR) directamente ante COOLHOUSE.
Reclamo.
Procedimiento a través del cual el Titular o sus causahabientes pueden solicitar que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión de sus datos personales, revocatoria de la autorización debidamente otorgada o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
Responsable del tratamiento.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de COOLHOUSE.
Tratamiento.
Consiste en cualquier actividad que se desarrolle sobre datos personales, tales como: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.
